Personuppgifter i Navigora

Personuppgifternas innehåll, lagring och utlämnande

Navigoras register, där Navigora Oy är personuppgiftsansvarig, innehåller flera kategorier av personuppgifter, bland annat uppgifter om företagens ansvarspersoner och beslutsfattare. Personuppgifterna omfattar vanligtvis beslutsfattarens namn, kontaktuppgifter och befattning.

Navigora behandlar även personuppgifter om användarna av sina tjänster och sin egen personal i egenskap av personuppgiftsansvarig.

Uppgiftskällor och personuppgifternas livscykel

Personuppgifter samlas in från tillförlitliga källor. De uppgifter som samlas in är nödvändiga för ändamålet och kontrolleras med olika metoder innan de lagras i databasen.

Uppgifterna lagras så länge det är nödvändigt. Lagringstiden fastställs separat för varje uppgiftskategori och tjänst. Lagringstiderna beskrivs nedan under respektive uppgiftskategori.

Personuppgifternas livscykel

Insamling av personuppgifter

Personuppgifter samlas in från flera olika källor. Uppgiftskällorna och de rättsliga grunderna för behandlingen anges i Navigoras dokumentation om behandling av personuppgifter.

Kontroll av personuppgifter

Navigora kontrollerar uppgifterna genom automatiska kontroller.

De personuppgifter som lagras i Navigoras register fastställs i enlighet med dataskyddsförordningens krav.

Personuppgifterna ska vara nödvändiga och aktuella samt begränsade till vad som behövs för ändamålet. Personuppgifter behandlas alltid i enlighet med lagstiftningen.

Personuppgifter i register och system

Personuppgifter lagras i flera olika databaser.

Tillgången till uppgifterna är begränsad.

Informationssäkerheten beaktas på ett tillräckligt och heltäckande sätt.

Utlämnande av personuppgifter

Personuppgifter lämnas ut:

Till myndigheter när det krävs enligt förordningar och lagstiftning.
Till kunder enligt separata avtal.
Till den registrerade när han eller hon utövar sin rätt att få tillgång till uppgifterna.

Radering av uppgifter

Regler för radering har fastställts för varje uppgiftskategori.

Lagringstiderna har fastställts separat för varje register.

Kategorier av personuppgifter

Nedan beskrivs vilka uppgifter som ingår i respektive kategori, hur de lämnas ut och hur länge de lagras.

1. Företagens ansvarspersoner

Uppgifternas innehåll

Uppgifter som beskriver personens befattning eller uppdrag samt kontaktuppgifter. Detta omfattar officiella uppgifter om exempelvis styrelseledamöter, verkställande direktörer, bolagsmän i öppna bolag och kommanditbolag, företagare, innehavare av enskild firma, firmatecknare, prokurister, aktieägare, stiftande aktieägare, revisorer och konkursboförvaltare.

Till dessa uppdrag hör följande uppgifter: befattning, namn, yrke, adress, hemort, uppdragets start- och/eller slutdatum eller uppgiftens datum samt medborgarskap.

Dessutom kan uppgifter om kompletterande redogörelser som den registrerade har lämnat till handelsregistret samt hur firmateckningsrätten utövas ingå.

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas ut till den personuppgiftsansvariges kunder som har ingått ett kundavtal om användningen av uppgifterna.

Uppgifter lämnas också ut utan en varaktig kundrelation och utan att användaren identifieras, bland annat via Financial Observatorys öppna företagsinformationstjänst.

Uppgifter om företagens ansvarspersoner lämnas även ut för direktmarknadsföring och andra adresserade utskick.

Uppgifter ur registret lämnas också ut till den registrerade på begäran.

Lagringstid

Uppgifterna uppdateras regelbundet. Den personuppgiftsansvarige raderar, rättar eller kompletterar felaktiga, onödiga, ofullständiga eller föråldrade uppgifter utan onödigt dröjsmål, antingen på eget initiativ eller på begäran av den registrerade eller den arbetsgivare som finns registrerad. Ändamålet med uppgifterna är avgörande för om de ska rättas, kompletteras eller raderas.

Uppgifterna raderas i enlighet med kreditupplysningslagen när personen lämnar ett av de uppdrag som anges ovan. Målet är att radera uppgifterna inom tolv (12) månader från det att uppdragets upphörande har registrerats i handelsregistret.

2. Uppgifter om företagens beslutsfattare

Uppgifternas innehåll

Registret innehåller uppgifter om den registrerades arbetsuppgifter eller befattning inom näringslivet eller i offentlig tjänst. Uppgifterna används för att skicka information som anknyter till personens arbetsuppgifter. Sådana uppgifter omfattar bland annat personens kontaktuppgifter.

Registret innehåller även andra uppgifter som den personuppgiftsansvarige bedömer som nödvändiga för registrets ändamål.

Registret innehåller dessutom uppgifter om personer som har invänt mot behandlingen av sina personuppgifter enligt artikel 21 i dataskyddsförordningen.

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter ur registret lämnas ut till aktörer som behöver dem för att skicka information som anknyter till den registrerades arbetsuppgifter. Uppgifterna kan även användas för opinions- eller marknadsundersökningar och för att uppdatera kundregister.

Villkoren för användningen av uppgifterna fastställs i kundavtal och/eller användarvillkor.

Uppgifterna lämnas ut via en webbtjänst i webbläsaren och som elektroniska filer.

De som använder uppgifterna ska ange adresskällan i sina adresserade utskick och följa dataskyddsbestämmelserna och reglerna för användning av uppgifterna i sin egen verksamhet.

Uppgifter ur registret lämnas också ut till den registrerade på begäran.

Lagringstid

3. Användaruppgifter i Navigoras webbtjänst

Uppgifternas innehåll

Registret innehåller person- och kontaktuppgifter om användare vars arbetsgivare har en kundrelation med Navigora Oy. Det innehåller även uppgifter om Navigoras egen personal som har användarbehörighet till tjänsterna.
Registret innehåller uppgifter om personens befattning, arbetsuppgifter och andra motsvarande förhållanden som är relevanta för hanteringen av kundrelationen och användningen av tjänsterna. De registrerade personerna har inte själva en kundrelation med Navigora Oy.
Personuppgifter om användare av Navigoras webbtjänst:

Förnamn.
Efternamn.

Kontaktuppgifter:

E-postadress.
Mobiltelefonnummer.
Adress.
Postnummer.
Postort.
Samtycke till marknadsföring via e-post eller telefon.

Uppgifter som gäller kundservice och användning av innehåll, exempelvis:

Start- och slutdatum för abonnemanget på Navigoras webbtjänst.
Användarnamn.
Uppgifter om användarens licens för Navigoras webbtjänst.
Uppgifter om effekten av reklam och direktmarknadsföring.
Uppgifter om användningen av webbtjänstens innehåll.
Uppgifter om köp på nätet, såsom köptransaktioner, tidpunkter för köp och betalningstransaktioner.

Med hjälp av de cookies och andra tekniker som beskrivs nedan kan vi även samla in information om hur användaren använder webbplatsen eller våra tjänster.

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter om användarkonton i Navigoras webbtjänst kan lämnas ut till den organisation som användaren representerar, exempelvis arbetsgivaren.

Uppgifter ur registret lämnas också ut till den registrerade på begäran.

Vi kan lämna ut användaruppgifter från den öppna företagsinformationstjänsten för motiverade ändamål.

Uppgifter som användare lämnar via webbplatsen kan lämnas ut till:

Tjänsteleverantörer som medverkar i tillhandahållandet av webbplatsen och våra tjänster, exempelvis betaltjänstleverantörer.
Myndigheter när det krävs enligt lag.

Lagringstid

Den personuppgiftsansvarige raderar, rättar eller kompletterar felaktiga, onödiga, ofullständiga eller föråldrade uppgifter utan onödigt dröjsmål, antingen på eget initiativ eller på begäran av den registrerade eller den arbetsgivare som finns registrerad. Ändamålet med uppgifterna, det vill säga hanteringen av kundrelationen, är avgörande för om de ska rättas, kompletteras eller raderas.

I den kostnadsfria delen av Navigoras webbtjänst lagras uppgifterna under kundrelationen och i tjugofyra (24) månader efter att kundrelationen har upphört.

Om personen har samtyckt till marknadsföring lagras uppgifterna i fem (5) år.

4. Navigoras kundregister

Uppgifternas innehåll

Registret innehåller person- och kontaktuppgifter om personer vars arbetsgivare är kunder eller potentiella kunder hos Navigora Oy.

Uppgifterna omfattar arbetsgivare, befattning, arbetsuppgifter och andra motsvarande förhållanden som är relevanta för hanteringen av kundrelationen. De registrerade personerna har inte själva en kundrelation med Navigora Oy.

Utlämnande av uppgifter

Uppgifterna i registret lämnas inte ut till tredje part.

Uppgifter ur registret lämnas ut till den registrerade på begäran.

Lagringstid

5. Navigoras marknadsföringsdatabas

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att använda den personuppgiftsansvariges centrala marknadsföringsdatabas för kommunikation och marknadsföring till kunder, registrerade användare av webbtjänster och personer som har anslutit sig till våra marknadsföringslistor.

Uppgifternas innehåll

Kontaktuppgifter och uppgifter om beslutsfattares befattningar.

Utlämnande av uppgifter

Uppgifterna lämnas inte ut till tredje part.

Uppgifter ur registret lämnas också ut till den registrerade på begäran.

Lagringstid

Uppgifterna lagras under kundrelationen. För personer som har registrerat sig för tjänster eller anslutit sig till marknadsföringslistor är lagringstiden fem (5) år.

6. Uppgifter om Navigoras personal

Uppgifternas innehåll

Registret innehåller person- och kontaktuppgifter om personer som är eller har varit anställda hos Navigora Oy.
Uppgiftskategorier:

Grundläggande personuppgifter, såsom födelsedatum, personbeteckning och kontaktuppgifter.
Uppgifter om anställningen.
Löneuppgifter.
Utbildningsuppgifter.
Arbetshistorik.
Eventuella uppgifter om säkerhetsutredningar.

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas ut för:

Årsanmälningar till pensionsbolag och skattemyndigheter.
Anmälningar till olycksfallsförsäkringsbolag.
Utlagd löneadministration.

Uppgifter ur registret lämnas också ut till den registrerade på begäran.

Lagringstid

Den personuppgiftsansvarige raderar, rättar eller kompletterar felaktiga, onödiga, ofullständiga eller föråldrade uppgifter utan onödigt dröjsmål, antingen på eget initiativ eller på begäran av den registrerade eller den arbetsgivare som finns registrerad. Ändamålet med uppgifterna, det vill säga hanteringen av anställningsfrågor, är avgörande för om de ska rättas, kompletteras eller raderas.

Lagstadgade tidsfrister för radering tillämpas på de personuppgifter som lagras.

Utlämnande av personuppgifter till Navigoras kunder

Personuppgifter lämnas ut till Navigoras kunder och samarbetspartner som har en rättslig grund för att behandla uppgifterna enligt Finlands kreditupplysningslag och den allmänna dataskyddsförordningen. Användarna av Navigoras webbtjänst har personliga användarkonton.

Nedan anges vilka uppgifter som förmedlas via tjänsten. Register som innehåller personuppgifter beskrivs separat i samband med insamling och behandling av uppgifter. Personuppgifter förmedlas både som enskilda uppgifter och som delar av rapporter.

Följande personuppgifter förmedlas via Navigoras webbtjänst:

Uppgifter om företagsrepresentanter och beslutsfattare, såsom ansvarspersoner och firmatecknare.
Uppgifter om en persons företagskopplingar, begränsade till de uppdrag som anges i Finlands kreditupplysningslag.
Företagsrapporter där personuppgifter, såsom namn och e-postadress, ingår som en del av rapporten, exempelvis uppgifter om ansvarspersoner, firmatecknare och beslutsfattare.
Rapporter om beställaransvar med uppgifter om ansvarspersoner och firmatecknare.
Besöksuppgifter, såsom cookieuppgifter som samlas in genom webbanalys.

Cookies

Navigoras webbtjänst använder cookies på webbplatsen för att möjliggöra vissa funktioner och samla in information om besök på webbplatsen.

Vad är cookies?

En cookie är en liten textfil med information som lagras på användarens dator. Det finns två typer av cookies.

Den första typen är beständiga cookies, som lagras på datorn tills de raderas. Den andra typen är sessionscookies, som raderas när användaren stänger webbläsaren.

Vad används cookies till?

Sessionscookies skickas mellan användarens dator och Navigoras servrar för att förmedla information om användaren, exempelvis vilket användarkonto som används.

Dessutom används tredjepartscookies för att samla in information om hur användaren använder webbplatsen, exempelvis vilka delar som besöks oftast. Syftet är att analysera användningen av webbplatsen och förbättra användarupplevelsen.

Hur kan användaren inaktivera cookies?

Användaren kan välja att acceptera eller avvisa cookies. Cookies kan blockeras genom att ändra inställningarna i webbläsaren. Detta kan dock innebära att tjänsten inte fungerar som den ska.

Hur cookies inaktiveras beror på vilken webbläsare som används. Anvisningar finns i webbläsarens hjälpmeny eller motsvarande.