Henkilötiedot Navigorassa
Henkilötietojen sisältö, säilyttäminen ja luovuttaminen
Navigoran rekistereissä (rekisterinpitäjänä Navigora Oy) on henkilötietoja useista eri henkilöryhmistä, kuten yritysten johtajista ja päätöksentekijöistä. Henkilötiedot sisältävät tyypillisesti yrityksen päätöksentekijän nimen, yhteystiedot ja tehtävätiedot. Lisäksi Navigora käsittelee rekisterinpitäjänä myös palveluidensa käyttäjiä ja omaa henkilöstöään koskevia henkilötietoja.
Tietolähteet ja henkilötietojen elinkaari
Henkilötiedot kerätään luotettavista tietolähteistä. Keräämme vain käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. Ne tarkistetaan eri menetelmillä ennen niiden tallentamista tietokantaan. Tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen. Säilytysaika määritellään erikseen kullekin tietoryhmälle tai palvelulle. Säilytysajat on määritelty kohdassa ”Mitä tietoja tietokantoihin kerätään”.
Tietojen elinkaari
Henkilötietojen kerääminen
Henkilötietoja kerätään useista eri lähteistä. Tietolähteet ja käsittelyn oikeusperusteet on määritelty Navigoran tietojenkäsittelyä koskevassa dokumentaatiossa.
Henkilötietojen tarkistaminen
Tiedot tarkistetaan Navigorassa automaattisten tarkistusten avulla.
Rekistereihin tallennettavat henkilötiedot on määritelty sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietojen on oltava tarpeellisia, ajantasaisia ja mahdollisimman suppeita. Henkilötietoja käsitellään aina lain mukaisesti.
Rekistereissä ja järjestelmissä olevat henkilötiedot
Henkilötiedot tallennetaan useisiin eri tietokantoihin.
Tietojen käyttö on rajoitettu.
Tietojen suojaamisessa noudatetaan asianmukaisia tietoturvatoimia.
Henkilötietojen luovuttaminen
Viranomaisille, kun säännökset ja lainsäädäntö sitä edellyttävät.
Asiakkaille erillisen sopimuksen mukaisesti.
Tietojen kohteelle itselleen, kun hän käyttää oikeuttaan saada nämä tiedot.
Tietojen poistaminen
Tietojen poistamista koskevat säännöt on määritelty kullekin tietoryhmälle.
Tietojen säilytysajat on määritelty kunkin rekisterin osalta.
Henkilötietoryhmät
Seuraavassa kuvataan tietojen sisältö, tietojen julkistaminen sekä tietojen säilytysajat.
1. Yritysten edustajat (vastuuhenkilöt)
Tietosisältö
Tiedot, jotka kuvaavat henkilön asemaa tai tehtävää, sekä yhteystiedot. Viralliset asematiedot, kuten hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja, avoimen ja kommandiittiyhtiön osakkaat, yrittäjä, toiminimen haltija, allekirjoitusoikeuden haltija, osakas, perustajaosakas, tilintarkastaja ja konkurssipesän pesänhoitaja.
Näihin tehtäviin liittyvät tiedot: tehtävä, nimi, ammatti, osoite, kotipaikka, tehtävän alkamis- ja/tai päättymispäivä tai tiedon päivämäärä, kansalaisuus.
Lisäksi mahdolliset tiedot siitä, onko rekisteröity antanut lisäselvityksiä kaupparekisteritietojen osalta, sekä valtuutettujen allekirjoittajien allekirjoitustyyli.
Tietojen luovuttaminen
Tietoja luovutetaan rekisterinpitäjän asiakkaille, jotka ovat solmineet rekisterinpitäjän kanssa asiakassopimuksen tietojen käytöstä. Tietoja luovutetaan myös ilman pysyvää asiakassuhdetta ja ilman käyttäjän tunnistamista (mukaan lukien Financial Observatoryn avoin yritystietopalvelu). Yrityksen vastuuhenkilöä koskevia tietoja luovutetaan myös suoramarkkinointitarkoituksiin ja muihin osoitteellisiin postilähetyksiin.
Tietoja luovutetaan rekisteristä myös rekisteröidylle tämän pyynnöstä.
Tietojen säilytysaika
Tiedot päivitetään säännöllisesti. Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää rekisterissä olevat virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn/rekisteröidyn työnantajan pyynnöstä ilman aiheetonta viivytystä. Tietojen käyttötarkoitus huomioidaan tietojen oikaisemisessa, täydentämisessä ja poistamisessa.
Tiedot poistetaan luottotietolain mukaisesti, kun henkilö eroaa edellä mainitusta tehtävästä. Tavoitteena on poistaa tiedot kahdentoista (12) kuukauden kuluessa siitä, kun ero on merkitty kaupparekisteriin.
2. Yrityksen päätöksentekijöitä koskevat tiedot
Tietosisältö
Rekisteri sisältää tietoja rekisteröidyn tehtävistä tai asemasta liike-elämässä tai julkisessa virassa, ja sitä käytetään työtehtäviin liittyvän tiedon lähettämiseen. Tällaisia tietoja ovat muun muassa henkilön yhteystiedot.
Rekisteri sisältää myös muita tietoja, joita rekisterinpitäjä pitää välttämättöminä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta.
Rekisteri sisältää myös tietoja henkilöistä, jotka ovat pyytäneet tietojen käsittelyn kieltämistä (asetuksen 21 artikla).
Tietojen luovuttaminen
Rekisteritietoja luovutetaan niille, jotka tarvitsevat tietoja voidakseen toimittaa rekisteröidylle hänen työtehtäviinsä liittyvää tietoa. Tietoja voidaan käyttää myös mielipide- tai markkinatutkimuksiin sekä asiakastietokannan päivittämiseen.
Tietojen käyttöehdot sovitaan asiakassopimuksissa ja/tai käyttöehdoissa.
Tietoja tarjotaan verkkopalvelun kautta ja sähköisinä tiedostoina.
Tietojen käyttäjien on ilmoitettava osoitteen lähde osoitteellisissa viesteissään sekä noudatettava tietosuojamääräyksiä ja tietojen käyttöä koskevia säännöksiä omassa toiminnassaan.
Rekisterin tiedot luovutetaan pyynnöstä myös rekisteröidylle.
Tietojen säilytysaika
Tiedot päivitetään säännöllisesti. Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää rekisterissä olevat virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn henkilön tai rekisteröidyn työnantajan pyynnöstä ilman aiheetonta viivytystä. Tietojen käyttötarkoitus on ratkaiseva tekijä niiden oikaisemisessa, täydentämisessä tai poistamisessa.
3. Navigora-verkkopalvelun käyttäjätiedot
Tietosisältö
Navigora-verkkopalvelun osalta rekisterissä on tietoja ainoastaan niistä henkilöistä, joiden yhteystiedot on tallennettu ja joiden työnantajilla on asiakassuhde Navigora Oy:n kanssa. Lisäksi rekisteri sisältää myös Navigoran omaa henkilöstöä koskevia tietoja, jolla on käyttöoikeudet palveluihin.
Tietoja on henkilön asemasta, työtehtävistä ja muista vastaavista seikoista, jotka ovat merkityksellisiä asiakassuhteen hoitamisen ja palvelujen käytön kannalta. Rekisteröidyt henkilöt eivät itse ole asiakassuhteessa Navigora Oy:n kanssa.
Navigora-verkkopalvelun asiakkaiden henkilötiedot:
Etunimi
Sukunimi
Yhteystiedot:
Sähköposti
Matkapuhelinnumero
Osoite
Postinumero
Postikaupunki
Markkinointiluvat sähköpostitse tai puhelimitse
Asiakaspalveluun ja sisällön käyttöön liittyvät tiedot, kuten:
Navigora-verkkopalvelun tilauksen alkamis- ja päättymispäivä
Käyttäjätunnus
Tietoja tilatusta Navigora-verkkopalvelupaketista
Tietoa mainonnan ja suoramarkkinoinnin toiminnasta
Tietoa verkkopalvelun sisällön käytöstä
Verkkokauppaan liittyvät tiedot, kuten ostotapahtumat ja niiden ajankohdat sekä maksutapahtumatiedot
Alla kuvattujen evästeiden ja muiden tekniikoiden avulla voimme myös kerätä tietoja siitä, miten käyttäjä käyttää sivustoa tai palveluitamme.
Tietojen luovuttaminen
Tietoja Navigora-verkkopalvelun käyttäjätunnuksista voidaan luovuttaa palvelun käyttäjän edustamalle organisaatiolle (esim. työnantajalle).
Rekisteristä saadut tiedot luovutetaan myös rekisteröidylle tämän pyynnöstä.
Voimme luovuttaa avoimen yritystietopalvelun käyttäjätietoja perustelluista syistä.
Käyttäjien verkkosivuston kautta antamat tiedot voidaan luovuttaa seuraaviin ryhmiin kuuluville tahoille:
Verkkosivuston ja palveluidemme toteuttamiseen osallistuvat palveluntarjoajat, kuten maksupalveluntarjoajat
Viranomaiset tapauksissa, joissa laki sitä edellyttää
Tietojen säilytysaika
Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn henkilön tai rekisteröidyn työnantajan pyynnöstä virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä. Tietojen oikaisun, täydentämisen tai poistamisen ratkaisevana tekijänä on tietojen käyttötarkoitus, eli asiakassuhteen hallinnointi.
Navigora-verkkopalvelun maksuttomassa osassa tietoja säilytetään asiakassuhteen keston ajan sekä kaksikymmentäneljä (24) kuukautta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.
Jos henkilö on antanut suostumuksensa markkinointitarkoituksiin, tiedot säilytetään viiden (5) vuoden ajan.
4. Navigoran asiakasrekisteri
Tietosisältö
Rekisteri sisältää tietoja ainoastaan niistä henkilöistä, joiden yhteystiedot ovat tiedossa ja joiden työnantajat ovat Navigora Oy:n asiakkaita tai joiden yritykset ovat Navigora Oy:n potentiaalisia asiakkaita.
Rekisteröidyistä henkilöistä on tallennettu tietoja työnantajasta, henkilön tehtävästä, työtehtävistä ja muista vastaavista seikoista, jotka ovat merkityksellisiä asiakassuhteen hoitamisen kannalta. Rekisteröidyt henkilöt eivät itse ole asiakassuhteessa Navigora Oy:n kanssa.
Tietojen luovuttaminen
Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
Rekisteritiedot luovutetaan rekisteröidylle tämän esittämän pyynnön perusteella.
Tietojen säilytysaika
Tiedot päivitetään säännöllisesti. Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää rekisterissä olevat virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn henkilön tai rekisteröidyn työnantajan pyynnöstä ilman aiheetonta viivytystä. Tietojen käyttötarkoitus on ratkaiseva tekijä niiden oikaisemisessa, täydentämisessä tai poistamisessa.
5. Navigoran markkinointitietokanta
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on käyttää rekisterinpitäjän keskitettyä markkinointitietokantaa viestintään ja markkinointiin asiakkaiden, verkkopalveluihin rekisteröityneiden sekä markkinointilistoillemme liittyneiden henkilöiden kanssa.
Tietosisältö
Päättäjien yhteystiedot ja tehtävät.
Tietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
Rekisterin tiedot luovutetaan myös rekisteröidylle tämän pyynnöstä.
Tietojen säilytysaika
Asiakassuhteen keston ajan sekä viiden vuoden ajan niiden osalta, jotka ovat rekisteröityneet palveluihin tai liittyneet markkinointilistoille.
6. Navigoran henkilöstötiedot
Tietosisältö
Rekisteri sisältää ainoastaan tietoja henkilöistä, joiden yhteystiedot on tallennettu rekisteriin.
Tietoryhmät:
perustiedot henkilöstä (syntymäaika, henkilötunnus, yhteystiedot)
työsuhdetiedot
palkkatiedot
koulutustiedot
työkokemus
mahdolliset tiedot turvallisuusselvityksestä
Tietojen luovuttaminen
Vuosittaiset ilmoitukset eläkeyhtiöille ja veroviranomaisille.
Ilmoitukset tapaturmavakuutusyhtiöille.
Ulkoistetun palkanlaskennan palveluntarjoajalle
Rekisteristä saadut tiedot luovutetaan myös rekisteröidylle tämän pyynnöstä.
Tietojen säilytysaika
Rekisterinpitäjän on omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn tai rekisteröidyn työnantajan pyynnöstä poistettava, oikaistava tai täydennettävä rekisterissä olevat virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Tietojen oikaisemisen, täydentämisen tai poistamisen ratkaisevana tekijänä on tietojen käyttötarkoitus, eli työsuhdeasioiden hallinnointi.
Tallennettujen henkilötietojen osalta sovelletaan lakisääteisiä säilytysaikojen rajoituksia.
Henkilötietojen luovuttaminen Navigoran asiakkaille
Tietoja luovutetaan Navigoran asiakkaille ja yhteistyökumppaneille, joilla on laillinen peruste henkilötietojen käsittelyyn (Suomen luottotietolaki, GDPR). Navigoran verkkopalvelun käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset Navigoran verkkopalvelua varten.
Seuraavassa on luettelo palveluista, joissa henkilötietoja siirretään. Rekisterit, joiden tietosisältönä on henkilötietoja, kuvataan erikseen tietojen keräämisen ja käsittelyn yhteydessä. Henkilötietoja siirretään yksittäisinä tietoina sekä osana raportteja.
Navigora-verkkopalvelu välittää seuraavat henkilötiedot:
Yrityksen edustajia ja päätöksentekijöitä koskevat tiedot (vastuuhenkilöt, allekirjoittajat)
Henkilön liikesuhteet (Suomen luottotietolaissa rajoitetut vastuuhenkilötehtävät)
Yritystietopalvelun raportit, joissa henkilötiedot (nimi, sähköpostiosoite) sisältyvät raportteihin (vastuuhenkilöt, allekirjoittajat, päätöksentekijät)
Tilaajan vastuuraportti (vastuuhenkilö, allekirjoittaja)
Kävijätiedot (evästetiedot verkkopalvelun analytiikan kautta)
Evästeet
Navigora-verkkopalvelu käyttää verkkosivustollaan niin sanottuja evästeitä, jotta käyttäjä voi hyödyntää tiettyjä toimintoja ja jotta palvelu saa tietoa verkkosivustolla käynneistä.
Mitä evästeet ovat?
Eväste on pieni tekstitiedosto, joka sisältää tietoja ja joka tallennetaan käyttäjän tietokoneelle. Evästeitä on kahta tyyppiä. Ensimmäiset ovat niin sanottuja pysyviä evästeitä, jotka tallentuvat käyttäjän tietokoneelle, kunnes ne poistetaan. Toiset ovat niin sanottuja istuntoevästeitä, jotka poistuvat, kun käyttäjä sulkee selaimen.
Mihin evästeitä käytetään?
Istuntoevästeitä lähetetään käyttäjän tietokoneen ja Navigoran palvelimien välillä käyttäjää koskevien tietojen keräämiseksi, esimerkiksi sen selvittämiseksi, mitä käyttäjätunnusta hän käyttää. Lisäksi kolmannen osapuolen evästeitä käytetään keräämään tietoa siitä, miten käyttäjä käyttää verkkosivustoa, esimerkiksi millä sivuston osilla hän vierailee useimmin, tavoitteena analysoida verkkosivuston käyttöä ja parantaa käyttökokemusta.
Miten käyttäjä voi poistaa evästeet käytöstä?
Käyttäjä voi päättää, hyväksyykö hän evästeet vai ei. Käyttäjä voi estää evästeiden vastaanottamisen muuttamalla selaimen asetuksia. Tämä voi kuitenkin aiheuttaa palvelun toimintahäiriöitä. Evästeiden poistaminen käytöstä riippuu käyttämästäsi selaimesta. Ohjeet löytyvät selaimen ”Ohje”-valikosta tai vastaavasta valikosta.