Tietojen kerääminen ja käsittely

Navigora-verkkopalvelun rekistereihin tallennettuja tietoja käsitellään EU:n alueella. Navigora ei siirrä tietoja käsiteltäväksi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekistereistä peräisin olevia tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolisiin maihin, jos Euroopan komissio on todennut, että tietojen vastaanottavan maan tietosuojan taso on riittävä.

Muissa tapauksissa tietojen asianmukainen suojaus varmistetaan esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita tai sitovia yrityssääntöjä tai varmistamalla, että tietoja käsittelevällä yrityksellä (vastaanottajalla) on voimassa olevat sitovat yrityssäännöt.

Henkilötietojen kerääminen

Henkilötietoja kerätään useista tietolähteistä. Tietolähteet on kuvattu henkilötietoryhmien avulla.

Yrityksen päätöksentekijöitä koskevat tiedot

Rekisteröidyt: työtehtävät, yhteystiedot.
Rekisteröityjen työnantajat: työtehtävät, yhteystiedot.
Lehdistö ja muut julkiset lähteet (nimitysuutiset).
Julkisesti saatavilla olevat tiedot (esim. julkaisut, tietokannat, internet).
Kaupparekisteri

Yritysten vastuuhenkilöt

Yritysrekisteri: yritysten vastuuhenkilöitä koskevat rekisteritiedot

Navigora-käyttäjätiedot

Yritykseltä saadut käyttäjätiedot sekä käyttäjien itsensä rekisteröitymisen yhteydessä antamat tiedot.

Navigoran asiakasrekisteri

Rekisteröityneet henkilöt: yhteystiedot
Rekisteröityjen henkilöiden työnantajat: yhteystiedot
Kaupparekisteri: tiedot yrityksen vastuuhenkilöistä
Päättäjätietoja Navigora-verkkopalvelun päättäjärekisteristä

Navigoran henkilöstötiedot

Tiedot kerätään pääasiassa työntekijältä itseltään.

Navigoran markkinointitietokanta

Markkinointitietokannan henkilötiedot kootaan Navigoran omista tietolähteistä, kuten käyttäjä-, asiakas- ja päätöksentekijärekistereistä.

Henkilötietojen käsittely

Navigora käsittelee erilaisia henkilötietoryhmiä. Tässä kuvataan eri ryhmien käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperusteet yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Henkilötietoryhmät

Eri henkilötietoryhmät, niiden käyttötarkoitukset, käsittelyn oikeusperusteet ja säilytysajat kuvataan jäljempänä.

1) Yritysten edustajat (vastuuhenkilöt)

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään myös yrityksiä koskevassa luottotietotoiminnassa. Yritystietoihin sisältyy julkisista lähteistä saatavia tietoja yritysten vastuuhenkilöiden asemasta ja tehtävistä.

Suomen luottotietolain 29 §:n mukaan henkilölle ei tarvitse lähettää ilmoitusta vastuuhenkilön tietojen (yrityssuhdetietojen) tallentamisesta.

Yritysten edustajia koskevia tietoja käsitellään ja luovutetaan asiakkaille yritystä koskevien tietojen yhteydessä asiakkaiden oikeuksien ja etujen turvaamiseksi. Luottotietolain 12 §:n 1 ja 2 momentin mukaisia liiketoimintasuhteita koskevia tietoja luovutetaan niille, jotka niitä pyytävät. Tietojen pyytämiseen ei vaadita erityistä perustetta.

Yritysten vastuuhenkilöiden tietoja, joita tarkoitetaan luottotietolain 3 §:n 3 momentissa, käsitellään luottotietolain mukaisesti yritysten luokittelun yhteydessä (luottotietolain 27 §).

Yrityksen vastuuhenkilöiden tietoja käsitellään myös markkinointitarkoituksiin.

Käsittelyn oikeusperusta

Yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 1 momentin mukaisesti henkilötietoja voidaan käsitellä, jos ne koskevat tietoja, jotka kuvaavat henkilön asemaa, tehtäviä ja johtotehtäviä julkisessa elimessä, liiketoiminnassa, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa, siltä osin kuin käsittelyn tarkoitus on yleisen edun mukainen ja käsittely on oikeasuhteista tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden.
Yrityksen vastuuhenkilöiden tietojen käsittely luottotietotoiminnassa on säädetty luottotietolaissa.

Kansallisen tietosuojalain mukaan yrityksen vastuuhenkilöiden tietoja voidaan käsitellä myös muilla tavoin kuin pelkästään luottotietotoiminnassa.

Tietoyhteiskuntalaki (917/2014) säätelee tietojen käyttöä sähköisessä markkinoinnissa. Yrityksen edustajalle voidaan lähettää työhön liittyvää sähköistä markkinointia hänen työpostiosoitteeseensa (202 §, 203 §). Tällöin kyseessä on yritykseen kohdistettu markkinointi.

Tämä toimii myös perustana yhtiön tosiasiallisten omistajien tietojen käsittelylle.

2) Yritysten päätöksentekijät ja vaikuttajat

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään, jotta tietoja käyttäville yrityksille voidaan tarjota markkinointi- tai myyntitoimenpiteisiin tai mielipide- tai markkinatutkimuksiin tarvittavia tietoja sekä päivittää asiakasrekistereitä.

Käsittelyn oikeusperusta

Käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaan (rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi).
Henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin voidaan pitää oikeutetun edun toteuttamisena (tietosuoja-asetuksen johdanto-osan 47 kappale).

Tietoyhteiskuntalaki (917/2014) säätelee tietojen käyttöä sähköisessä markkinoinnissa. Työhön liittyvää sähköistä markkinointia saa lähettää yrityksen edustajan työpostiosoitteeseen (202 §, 203 §). Tällöin kyseessä on yritykselle suunnattu markkinointi.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaisesti henkilötietoja voidaan käsitellä, jos ne koskevat tietoja, jotka kuvaavat asemaa, tehtäviä ja niiden hoitamista julkisessa elimessä, liiketoiminnassa, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa, sikäli kuin käsittelyn tarkoitus on yleisen edun mukainen ja käsittely on oikeasuhteista tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden.

Rekisterissä olevien tietojen käsittely ei edellytä rekisteröidyn suostumusta.

3) Navigora-verkkopalvelun käyttäjätiedot

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hallinnoida Navigora Oy:n palveluiden ja järjestelmien käyttöoikeuksia sekä palveluiden käyttöä.

Käsittelyn oikeusperusta

Tietojen käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaan (rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen).

Tällainen oikeutettu etu voi olla olemassa esimerkiksi silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde, kuten silloin, kun rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas tai asiakkaan palveluksessa, tai kun käyttäjälle myönnetään käyttäjätunnukset Navigoran verkkopalveluihin.
Navigoralla on oikeus käsitellä palveluitaan käyttävien henkilöiden tietoja, koska palvelun tarjoaminen edellyttää tätä.

4) Navigoran asiakasrekisteri

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on käyttää tietoja rekisterinpitäjän asiakkaiden yhteyshenkilöistä sekä potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöistä, jotka ovat yhteydessä asiakkaaseen tai potentiaaliseen asiakkaaseen.

Käsittelyn oikeusperusta

Tietojen käsittely perustuu GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaan (rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen mukaisesti).

Henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin voidaan pitää oikeutetun edun toteuttamisena (tietosuoja-asetuksen johdanto-osan kappale 47).

Tietoyhteiskuntalaki (918/2014) säätelee tietojen käyttöä sähköisessä markkinoinnissa. Yrityksen edustajalle voidaan lähettää hänen työhönsä liittyvää sähköistä markkinointia hänen työpostiosoitteeseensa (tietoyhteiskuntalaki 20 § 2, § 203). Tällöin kyseessä on yritykselle suunnattu markkinointi.

Rekisterissä olevien tietojen käyttö ei edellytä rekisteröidyn suostumusta.

5) Navigoran markkinointitietokanta

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Navigoran keskitetyn markkinointitietokannan ylläpitämiseen sekä asiakasviestintää ja markkinointia varten.

Käsittelyn oikeusperusta

Käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaan (rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen mukaisesti).
Tällainen oikeutettu etu voi olla olemassa esimerkiksi silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde, kuten silloin, kun rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas tai rekisterinpitäjän palveluksessa.

Henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin voidaan pitää oikeutetun edun toteuttamisena (tietosuoja-asetuksen johdanto-osan kappale 47).

Tietojen käyttöä sähköisessä markkinoinnissa säännellään tietoyhteiskuntalaissa (918/2014). Yrityksen edustajalle voidaan lähettää työhön liittyvää sähköistä markkinointia hänen työpostiosoitteeseensa (tietoyhteiskuntalaki, 20 §, 2 momentti, 203 §). Tällöin kyseessä on yritykselle suunnattu markkinointi.

6) Navigoran henkilöstötiedot

Käsittelyn tarkoitus

Navigora Oy:n työsuhdeasioiden hoitaminen.

Käsittelyn oikeusperusta

Käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaan (rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen mukaisesti).
Tietosuoja-asetuksen johdanto-osan 47 kappale. Tällainen oikeutettu etu voi olla olemassa esimerkiksi silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde, kuten silloin, kun rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas tai rekisterinpitäjän palveluksessa.

Navigoran tietojen käsittelyä koskevat yleiset rajoitukset

Rekisterinpitäjä käyttää rekistereitä myös tiedonsaantioikeuden ja tarkastusoikeuden toteuttamiseen (tietosuoja-asetuksen 15 artikla, Suomen luottotietolain 30 §).

Rekisteröityjä koskevia tietoja käytetään myös rekisterinpitäjän toteuttamissa tai tukemissa tutkimustoimissa sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Tutkimustoimien ja tilastollisten tarkoitusten osalta tietoja käsitellään siten, ettei niitä voida tunnistaa tiettyyn henkilöön liittyviksi.

Rekisterit eivät käsittele tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa tarkoitettuja erityisiä tietoryhmiä (arkaluonteisia tietoja).

Rekistereissä ei käsitellä tietosuoja-asetuksen 10 artiklassa tarkoitettuja erityisiä tietoryhmiä (rikostuomiot).

Kuka käsittelee tietoja?

Navigora-verkkopalvelun käyttöoikeudet on määritelty henkilötietojen tarkastelu-, käsittely- ja muokkausoikeuksiksi. Nämä oikeudet myönnetään henkilöille, joiden on työnsä vuoksi käsiteltävä henkilötietoja.

Asiakkailla on myös henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Asiakkaiden käyttöoikeudet määritellään aina heidän tarpeidensa mukaan. Jos asiakkaalle myönnetään pääsy luottotietoihin, hänen on oltava käyttötarkoitus, joka on Suomen luottotietolain mukainen.

Automatisoidut päätökset ja profilointi Navigorassa

Navigora käyttää henkilötietoja mallintamiseen, jonka avulla muodostetaan markkinoinnin kohderyhmiä. Rekisterinpitäjällä on oikeus tällaiseen profilointiin, kun sillä on oikeus käsitellä tietoja.

Navigora ei kuitenkaan rekisterinpitäjänä tee päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia vaikutuksia rekisteröityihin tai joilla olisi vastaavanlainen merkittävä vaikutus (yleisen tietosuoja-asetuksen 22 artikla). Tietojen käyttäjät voivat hyödyntää tietoja luottopäätöksissään. Oikeudellisia vaikutuksia syntyy vasta tuolloin.